Comment acquérir un cahier des chargesLes caractéristiques d'un bon dossier de soumissionLes caractéristiques d'un bon cahier des charges
Un bon dossier de soumission à un appel d'offres
Le dossier de soumission doit être rédigé de telle sorte qu’il permette et encourage une lecture facile. Il doit indiquer clairement et précisément ;
En tout état de cause, il faut bien respecter les termes du cahier des charges ainsi que le cahier des clauses particulières.
Dans le cas où le Commissionnaire doit proposer autre chose, il doit bien le spécifier et donner son argumentation et les incidences que ces changements auront sur les autres termes de l’offre (délais, coûts, etc.).
Un bon dossier doit au moins comprendre les aspects suivants :
1
– Une lettre de soumission
Souvent l’acheteur exige une lettre de soumission dans laquelle, le soumissionnaire accepte les clauses du s’engage à livrer ou à faire le travail demandé
2
– La soumission
Souvent il s’agira d’un modèle de soumission qui comprend un bordereau de prix fournis dans le dossier d’appel d’offres à compléter.
Il sera quelques fois nécessaires de faire une description brève des articles proposés ainsi que leur pays d’origine les quantités et prix.
3
– Les prix de la soumission
Le soumissionnaire indiquera le bordereau des prix comprenant, par article, les prix unitaires, les prix totaux. Le bordereau des prix est généralement présenté à part et décomposé comme suit :
* Prix fournisseurs ;
* Départ usine , magasin de stockage,
* Taxes d’embarquement ou de droit de douanes à la sortie
* Frais de transports intérieurs
* Touts autres coûts de services connexes figurant dans le cahier des clauses particulières.
* Les frais de transport
* Les frais d’assurance
* Les frais de débarquement
* Les frais de débarquement
* Les frais de livraison au site de livraison ou d’installation
* Tous autres coûts connexes spécifiés par les clauses particulières.
La décomposition des prix a pour objet de faciliter la comparaison des offres par l’acheteur.
Il faut noter qu’il y a en général un délai à spécifié pendant laquelle les prix seront fixes et non révisables.
Toutefois pendant l’exécution du marché il peut être prévu une révision des prix dû à une variation de coût d’intrants ou de main d’ouvre.
La monnaie de l’offre est en général spécifié par l’acheteur lors de la publication de l’appel d’offres. Généralement la monnaie est du pays de l’acheteur sauf avis contraire.
4
– Documents établissant que le candidat est admis à soumissionner
* Les documents apportant la preuve que le candidat appartient à un des pays éligibles (cahier des charges)
* Que les fabricants ou fournisseurs l’autorisent à livrer les biens dans le pays de l’acheteur ;
* Que le candidat a la capacité financière, technique, nécessaire pour l’exécution du marché ;
* Que le candidat s’il n’est pas lui-même installé dans le pays d’exécution du marché, mettre en place, la logistique nécessaire et avoir un représentant sur place pendant la durée de l’exécution du marché.
5
– Documents établissant que les fournitures sont admissibles et conformes
* Documents ou pièces démontrant que les fournitures sont conformes ;
* Certificat d’origine attestant de l’origine des biens émis à l’embarquement
* Prospectus ou dessins qui peuvent indiquer que les fournitures sont celles spécifiés dans le cahier des charges ;
6
– Cautionnement de soumissions
Le cautionnement fait partie intégrante de l’offre. Il sert à protéger l’acheteur contre les éventuelles défaillances du fournisseur. Le cautionnement doit être libellé dans la même monnaie que l’offre ou dans une autre monnaie convenue librement convertible.
7
– Forme et signature de l’offre
Les exemplaires de l’offre doivent présenter en copies originales et copie en quantité tels que spécifié dans le cahier des charges.
Nota : il est recommandé de ne pas surcharger ou d’avoir quelques marques visibles sur les offres qui peuvent être interpréter comme des signes d’indication ou de reconnaissance du soumissionnaire.
Les dossiers d’appel d’offres contiennent essentiellement la spécification des biens ou services qui font l’objet du marché, les clauses contractuelles et les instructions aux soumissionnaires.
Le rôle du
responsable chargé de passation de marchés est de s’assurer que ces dossiers
sont cohérents et complets, et qu’ils reflètent fidèlement les intentions
des services intéressés (ceux responsables de l’utilisation du projet, de la
technologie, de la jurisprudence et des finances). Il faut particulièrement
s’assurer que la description des biens et services est suffisamment claire et
détaillée pour former la base d’un appel à la concurrence ; que la rédaction
des descriptions techniques et autres conditions du marché ne crée pas
d’obstacle à la participation de tout entrepreneur qualifié ; que les
critères d’évaluation des offres soient donnés ; et que les dossiers
d’appel d’offres soient en conformité avec les règlements du gouvernement.
L’appel d’offres concurrence internationale a pour but de donner à tous les soumissionnaires éventuels admis à concourir des informations adéquates sur les besoins de l’Emprunteur, et de fournir à tous ces soumissionnaires éventuels une chance égale de faire des offres pour les biens et services demandés.
Les quatre buts principaux des dossiers utilisés pour l’appel d’offre à la concurrence internationales sont :
- d’instruire les soumissionnaires de la procédure de soumission des offres ;
- de décrire les biens ou services à fournir ;
- d’informer les soumissionnaires sur les critères d’évaluation ;
- de définir les conditions du marché.
Les dossiers d’appel d’offres doivent fournir tous les renseignements nécessaires à un soumissionnaire éventuel pour qu’il prépare une offre pour les biens et travaux à fournir. Si les détails fournis et la complexité de ces documents varient suivant l’envergure et la nature de la soumission à faire et du marché, ils doivent généralement inclure les éléments ci-dessus :
- il informe les soumissionnaires que l’Emprunteur a reçu un prêt/crédit d’une Institution Financière internationale(FI) ou en a fait demande auprès d’elle ;
- il invite les candidats admis à soumissionner à déposer des offres sous pli cacheté pour la fourniture des biens ;
- il indique aux soumissionnaires éventuels où ils peuvent obtenir des renseignements complémentaires, et où, quand, comment et à quel prix ils peuvent se procurer les dossiers d’appel d’offres ;
- il précise le lieu, la date et l’heure d’expiration du délai du dépôt des soumissions et de l’ouverture des plis ;
- il indique aux soumissionnaires éventuels si un cautionnement de soumission est nécessaire et, si c’est le cas, le montant de ce dernier.
Le rôle des Instructions aux candidats est d’exposer les règles de soumission des offres.
Elles doivent préciser :
- les qualifications d’admission à concourir ,
- la procédure pour le métré des travaux ;
- la procédure pour les modifications ;
- la procédure pour l’ajustement des prix ;
- la procédure pour la garantie de bonne exécution ;
- la force majeure ;
- les procédures en cas de dommages et pénalités de retard ;
- la procédure de résiliation ;
- les modalités et formes de règlement des litiges ;
- le droit applicable.
Le cahier des clauses particulières
Celles-ci décrivent de façon plus détaillée les conditions qui s’appliquent au marché (contrat) conclu entre l’Acheteur et le Fournisseur. Elles doivent contenir des renseignements sur :
- le définition de l’Acheteur et du Fournisseur ;
- le montant du cautionnement de bonne exécution pour le marché concerné ;
- les procédures d’inspection et d’essais ;
- les conditions d’assurance particulières ;
- les termes de règlement spécifiques et les monnaies ;
- le mécanisme d’ajustement des prix ;
- toutes les autres conditions aux clauses générales et restrictions à ces mêmes clauses
- les procédures à suivre pour obtenir des éclaircissements sur les documents d’appel d’offres ;
- le formulaire de soumission ;
- le nombre de copies, le destinataire ;
- la langue de l’offre ;
- les modalités du prix de l’offre et les monnaies ;
- les modifications et le retrait ;
- les cautionnements de soumission, de bonne exécution, etc. ;
- les critères et la procédure d’évaluation des offres ;
- les préférences nationales et/ou régionales ;
- la date et l’heure de clôture de l’appel d’offres ;
- les rectifications ;
- la durée de validité des offres ; et
- l’heure, la date et le lieu d’ouverture des plis.
Le cahier des clauses générales
Les clauses générales stipulent les termes et conditions qui s’appliquent au marché (contrat) conclu entre l’Acheteur et le Fournisseur. Elles doivent contenir les renseignements suivant :
- les droits et obligations des deux parties ;
- les procédures de transport, d’assurance, d’inspection et de documentation ;
Les bordereaux des qualités
- décrire les fournitures requises, leurs qualités, les services, les délais de livraison (description neutre).
Prescriptions techniques
- ce formulaire sert à la description des prescriptions techniques des équipements.
Modèle de la soumission et de bordereau de prix
- utilisé par le soumissionnaire pour présenter son offre
Modèle de garantie de bonne exécution
- présente pour un format type pour une garantie de bonne exécution.
Les documents d’appel d’offres doivent être rédigés de telle sorte qu’ils prennent et encouragent la concurrence internationale, et doivent indiquer de façon claire et précise les travaux à réaliser, les biens à fournir, le lieu de livraison ou d’installation, les délais de livraison et d’exécution, les conditions de garantie et d’entretien, et les modalités de paiement, ainsi que tous autres termes et conditions opportuns. De surcroît, les documents d’appel d’offres doivent, le cas échéant, préciser les essais, normes et méthodes qui serviront à juger de la conformité aux spécifications des fournitures livrées, ou des travaux exécutés. Les plans doivent être conformes aux données des spécifications techniques. Les documents d’appel d’offres doivent spécifier tout éléments qui sera pris en compte en sus du prix lors de l’évaluation des offres, ainsi que la façon dont ces facteurs seront quantifiés et évalués. Si on a autorisé des offres basées sur des variantes de conceptions, matériaux, délai d’exécution, modalités de paiement etc.…, les conditions d’acceptabilité et la méthode d’évaluation doivent être expressément indiquées. Tous renseignements complémentaires, éclaircissements, rectifications ou changements dans les dossiers d’appel d’offres doivent être communiqués à chaque destinataire du dossier d’appel d’offres initial suffisamment en avance de la date de soumission des offres pour permettre aux soumissionnaires de prendre les dispositions
 |